Hướng dẫn sử dụng

1. Mở ứng dụng

1. Mở app.nqdigitallab.com trên máy tính hoặc điện thoại.
2. Nếu được yêu cầu, đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp. Nếu chưa có tài khoản hoặc chưa được mở quyền thử nghiệm, liên hệ NQ Digital Lab để được hỗ trợ.
3. Bắt đầu với một bộ hồ sơ nhỏ để làm quen. Nên dùng dữ liệu mẫu đã che thông tin nhạy cảm trước khi thử với hồ sơ thật.

Mục tiêu của lần đầu: hiểu một hồ sơ gồm những gì, nhận ra điểm còn thiếu và biết ai sẽ bổ sung hoặc xem xét.

2. Chuẩn bị hồ sơ trước khi nhập

Gom tài liệu theo một khách hàng, một kỳ và một nghiệp vụ. Đừng gộp chứng từ của nhiều doanh nghiệp vào cùng một bộ hồ sơ.

• Bối cảnh: tên khách hàng hoặc doanh nghiệp, kỳ kế toán, nội dung giao dịch và người phụ trách.
• Chứng từ: tập hợp các tài liệu phù hợp với nghiệp vụ, chẳng hạn hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán.
• Chất lượng: ảnh rõ, đủ trang, không bị cắt mất số tiền, ngày tháng hoặc thông tin đối tác.
• Tên tệp: đặt tên dễ tìm, ví dụ KH_A_2026-10_Hoa-don_001.pdf. Giữ bản gốc riêng để đối chiếu.

Danh sách trên là gợi ý sắp xếp, không phải bộ chứng từ bắt buộc cho mọi giao dịch. Người phụ trách nghiệp vụ xác định tài liệu cần có cho từng trường hợp.

3. Kiểm tra và đọc kết quả

Trong khu vực xử lý hồ sơ mà tài khoản được phép sử dụng, nhập hoặc cung cấp tài liệu theo các lựa chọn đang hiển thị. Kiểm tra lại khách hàng, kỳ và nghiệp vụ trước khi thực hiện kiểm tra nếu tính năng này đã được mở.

Khi có kết quả, đọc từng phát hiện và đối chiếu với chứng từ gốc:

• Thiếu tài liệu: xác định tài liệu nào chưa có, đã có nhưng chưa đưa vào hồ sơ, hoặc không áp dụng cho trường hợp này.
• Thông tin không nhất quán: so sánh ngày, số chứng từ, đối tác và số tiền giữa các tài liệu liên quan.
• Dấu hiệu trùng lặp: kiểm tra xem đó là hai bản của cùng chứng từ hay hai giao dịch khác nhau.
• Đề xuất xử lý: đọc bằng chứng đi kèm trước khi quyết định có làm theo hay không.

Nếu có chỉ số mức độ đầy đủ, hãy đọc cùng các tiêu chí và tài liệu đi kèm. Một điểm số cao không tự xác nhận giao dịch hợp lệ hay đủ điều kiện hạch toán.

4. Xử lý thiếu sót và chuyển người xem xét

1. Ghi rõ vấn đề: thiếu gì, sai ở đâu và chứng từ nào liên quan.
2. Xác định người bổ sung, tài liệu cần gửi và thời hạn phù hợp.
3. Bổ sung hoặc sửa thông tin bằng chức năng hiện có. Nếu chưa có chức năng theo dõi việc, dùng danh sách công việc riêng của đội ngũ.
4. Kiểm tra lại hồ sơ sau khi bổ sung; giữ dấu vết thay đổi và bản gốc.
5. Chuyển hồ sơ cho người có trách nhiệm quyết định. Chỉ ghi nhận hoàn tất khi vấn đề đã được đối chiếu và người phụ trách xác nhận.

5. Ví dụ: hồ sơ mua hàng thiếu biên bản giao nhận

Bạn có hóa đơn và hợp đồng của khách hàng A trong tháng 10, nhưng chưa có biên bản giao nhận. Nếu kết quả kiểm tra chỉ ra thiếu tài liệu này, hãy xác nhận với người phụ trách xem biên bản có cần cho nghiệp vụ cụ thể hay không.

Nếu cần, ghi việc: “Bổ sung biên bản giao nhận cho hóa đơn 001 của khách hàng A”; chỉ định người cung cấp và hạn xử lý. Khi nhận tài liệu, đối chiếu nội dung hàng hóa, ngày và các thông tin liên quan rồi chuyển người phụ trách xem xét.

Đây là ví dụ minh họa quy trình, không phải kết quả kiểm tra của hồ sơ thực tế.

6. Thói quen sử dụng hằng ngày

• Đầu ngày: rà các hồ sơ đang chờ bổ sung và các việc gần đến hạn.
• Khi nhận chứng từ: xác định đúng khách hàng, kỳ, nghiệp vụ và kiểm tra chất lượng tài liệu.
• Cuối ngày: cập nhật việc đã xử lý và việc còn chờ để lần sau tiếp tục đúng chỗ.
• Trước khi bàn giao: kiểm tra tài liệu gốc, vấn đề còn mở và người chịu trách nhiệm.

NQ Evidence Control hỗ trợ kiểm soát hồ sơ bên cạnh phần mềm kế toán đang dùng. Kết quả hệ thống cần được con người kiểm tra trước khi sử dụng cho quyết định nghiệp vụ.

7. Khi gặp lỗi hoặc cần hỗ trợ

• Không vào được ứng dụng: kiểm tra kết nối, địa chỉ truy cập và thử tải lại trang một lần. Nếu vẫn lỗi, ghi lại thông báo và thời điểm xảy ra.
• Không đăng nhập được: kiểm tra tài khoản đã được cấp quyền; liên hệ hỗ trợ nếu không rõ. Không gửi mật khẩu hoặc mã xác thực trong phản hồi.
• Không tiếp nhận được tệp: xem định dạng và dung lượng mà màn hình cho phép; kiểm tra tệp có mở được trên máy của bạn không.
• Kết quả chưa đúng: giữ chứng từ gốc, ghi kết quả mong đợi và điểm khác biệt. Che thông tin nhạy cảm trước khi gửi ảnh minh họa.

Gửi phản hồi theo mẫu: Đang làm gì → Thao tác vừa thực hiện → Kết quả nhận được → Kết quả mong muốn → Thời điểm và thiết bị.

Gửi góp ý hoặc báo lỗi · Liên hệ đội phát triển